Covid-19 : Ordonnances du Gouvernement du 25 mars 2020 relatives aux assemblées générales 2020 des sociétés

Dans le contexte actuel de crise sanitaire, le Gouvernement a adopté le 25 mars 2020 deux ordonnances relatives au droit des sociétés qui viennent d’être publiées au journal officiel, à savoir :

• Ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles relatives à l'établissement, l'arrêté, l'audit, la revue, l'approbation et la publication des comptes et des autres documents et informations que les personnes morales (…) sont tenues de déposer ou publier dans le contexte de l'épidémie de covid-19 (1) 
• Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales (…) en raison de l'épidémie de covid-19 (2)

A cause de l'épidémie de covid-19, ces ordonnances ont pour objet d’adapter en urgence les règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants en vue de l’approbation des comptes des sociétés.

Avant le lancement des assemblées générales 2020, nous vous exposons les principales dispositions.

1.      L’Ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 a pour objet de proroger de 3 mois le délai pour l’approbation des comptes (soit au plus tard le 30 septembre 2020), sous réserve que le commissaire aux comptes n’ait pas rendu son rapport avant le 12 mars 2020.

Pour les Sociétés Anonymes, si vous décidez de reporter l’assemblée générale annuelle, le conseil d’administration arrêtant les comptes 2019 devra avoir lieu au moins 45 jours avant la date de l’AG d’approbation des comptes, soit au plus tard le 15 août 2020 pour une assemblée, à titre d’exemple, le 30 septembre 2020.

Pour rappel, en période normale, la date limite de tenue du Conseil d’administration est le 15 mai pour une AG le 30 juin.

2.       L’Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 a pour objet de permettre la participation à distance aux organes de gouvernance et la tenue à huis clos des assemblées générales.

a)     Conseil d’administration arrêtant les comptes :

Cette possibilité de réunir les organes de gouvernance à distance s’applique à toutes les décisions, y compris celle d’arrêté des comptes qui nécessitait jusqu’ici une réunion physique.

Les conseils d’administration des Sociétés Anonymes risquent d’avoir lieu pendant la période de confinement (sauf report de l’assemblée générale). Grâce à cette ordonnance, ils pourront donc se tenir sans difficulté par conférence téléphonique ou audiovisuelle, en dehors des locaux de la société s’ils ne sont plus accessibles à cause de l’épidémie de coronavirus.

b)     Assemblées Générales :

• Convocation des actionnaires à l’assemblée générale

L’ordonnance a anticipé une possible impossibilité de procéder à la convocation par voie postale des actionnaires (par ex : dysfonctionnement des services postaux, impossibilité d’accéder aux locaux pour préparer les convocations nécessaires). A cet effet, il y est précisé qu'aucune nullité de l'assemblée n'est encourue du seul fait qu'une convocation par voie postale n'a pu être réalisée « en raison de circonstances extérieures à la société ».

De façon très surprenante, cette protection ne bénéficie qu'aux sociétés cotées.

Pourtant, la convocation des actionnaires aux assemblées générales par lettre recommandée avec accusé de réception n’est pas réservée aux sociétés cotées. Ce mode de convocation existe bien évidemment dans les autres sociétés (non cotées) même si les convocations par mail se généralisent.

Il faut donc espérer que La Poste fonctionnera mieux d’ici le mois de mai/juin (période habituelle de convocation des assemblées sauf report) sinon les convocations prévues par voie postale risquent d’être compliquées.

Sans compter que les convocations par lettre remise en main propre ne sont bien entendu pas envisageables en période de confinement …

• Tenue à huis clos de l’assemblée générale en cas de prolongation du confinement

Sur décision du conseil d’administration (ou de l’organe compétent pour la convocation de l’assemblée), l’assemblée générale pourra se tenir à « huis clos », c’est-à-dire sans que les actionnaires ou leur mandataires ne soient physiquement présents.

La possibilité de recourir au huis clos suppose que l'assemblée soit convoquée en « un lieu affecté à la date de la convocation ou à celle de la réunion par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires ».

Ainsi, le huis clos reste admis si les mesures de confinement ont cessé à la date de l'assemblée pour autant qu'elles étaient en vigueur au jour de la convocation.

Cette faculté de tenir l'assemblée à huis clos permettra d'éviter son report.

Dans ce cas, les actionnaires participent à l’assemblée selon les modalités habituelles de participation à distance (l’envoi d’un pouvoir, le formulaire de vote à distance).

Le conseil d’administration (ou l’organe compétent pour la convocation de l’assemblée) peut également décider que les actionnaires pourront participer à l’assemblée par conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification. Il s’agit d’une faculté pour les sociétés, qu’elles ne peuvent de surcroît mettre en œuvre que si elles disposent des moyens d’authentification adéquats et, en pratique, lorsque le nombre d’actionnaires est restreint.

Les convocations auront lieu en principe en mai/juin (sauf report de l’assemblée). Nous espérons tous que d’ici-là le confinement sera terminé et que les AG pourront se tenir normalement dans les locaux des sociétés.

Dans le cas où la tenue à huis clos des assemblées générales serait encore nécessaire, il conviendra de déterminer les modalités pratiques (ci-dessus exposées) de participation des actionnaires à l’assemblée.

Cette ordonnance est applicable jusqu’au 31 juillet 2020 sauf prorogation de ce délai jusqu'à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020.

Le Cabinet ALBA Avocats est à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.

Courage à tous !

Et surtout : prenez soin de vous et vos proches !