Nouvelle obligation à la charge des sociétés en 2018 : déclaration des bénéficiaires effectifs

La transposition en droit interne  de la 4e directive européenne 2015/849/UE de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme en date du 20 mai 2015 est à l’origine de l’instauration, à la charge des sociétés, d’obligations d’identification et de communication relatives à leurs bénéficiaires effectifs.

Ainsi, la France a mis en place un registre des bénéficiaires effectifs gérés par les greffiers des tribunaux de commerce.

Depuis le 1er avril 2018, toute société immatriculée au registre du commerce et des sociétés doit déclarer au greffe ses bénéficiaires effectifs, au moyen d’un document qui est déposé en annexe au registre du commerce et des sociétés (article L. 561-2-2, L. 561-46 à L. 561-50, R. 561-1 à R. 561-3 et R. 561-55 à R. 561-63 du Code monétaire et financier).

Qu’est-ce qu’un bénéficiaire effectif ? (1)

Comment l’identifier ? (2)

Quelles sont les formalités à accomplir ? (3)

Quelles sont les sanctions encourues en l’absence de dépôt du document relatif au bénéficiaire effectif ? (4)

Peut-on obtenir communication du document relatif au bénéficiaire effectif d’une société ? (5)

Nous répondrons à toutes ces questions dans la présente publication.

1.      Définition du bénéficiaire effectif

Le bénéficiaire effectif est défini comme la ou les personnes physiques qui possèdent ou contrôlent, directement ou indirectement, une entité juridique, support d’activités économiques ou financières.

2.      Identification des bénéficiaires effectifs

Toute société est tenue d’identifier ses bénéficiaires effectifs, lesquels sont des personnes physiques qui :

-         Soit détiennent, directement ou indirectement, plus de 25% du capital ou des droits de vote de la société déclarante (a) ;

-         Soit exercent, par d’autres moyens, un pouvoir de contrôle sur les organes de gestion, d’administration, ou de direction ou sur l’assemblée générale des associés ou actionnaires de la société déclarante (b).

Uniquement à défaut d’identification selon les deux critères précédents, le ou les représentants légaux de la société déclarante sont les bénéficiaires effectifs.

En d’autres termes, pour chaque société, les bénéficiaires effectifs sont déterminés selon deux approches :

a)      Une approche mathématique, en analysant les détentions directes ou indirectes. Une fois le déclenchement du seuil (plus de 25%), soit en capital, soit en droits de vote, la personne physique est bénéficiaire effectif.

b)     Une approche juridique qui permet d’identifier le bénéficiaire effectif au travers d’une analyse des actes juridiques tels que les pactes d’actionnaires ou d’associés, convention d’indivision, montage juridique, etc. permettant d’exercer un contrôle.

Si ces deux approches ne donnent aucun résultat, alors le bénéficiaire effectif est le ou les représentants légaux de la société déclarante. Si le représentant légal est une personne morale, le bénéficiaire effectif est le ou les personnes physiques qui représentent légalement cette personne morale.

Afin de vous aider à cibler les bénéficiaires effectifs dans votre société, les greffes ont construit une fiche pratique avec des schémas regroupant 15 cas de figure différents que vous pourriez rencontrer.

Avec le même objectif, les greffes ont élaboré des modèles de déclaration afin de vous aider à remplir le document relatif au bénéficiaire effectif.

Tous ces documents sont à votre disposition sur le site <infogreffe>.

3.      Formalités de dépôt du document relatif au bénéficiaire effectif

a)      Délais

-          Le dépôt initial : Le document doit être déposé au greffe  lors d’une demande d’immatriculation au RCS ou au plus tard dans un délai de 15 jours à compter de la délivrance du récépissé de dépôt de dossier de création d’entreprise.

 Les sociétés immatriculées au RCS avant le 1er août 2017 doivent déposer le document depuis le 1er avril 2018.

-          Le dépôt modificatif : Tout fait ou acte rendant nécessaire la rectification ou le complément des informations mentionnées dans le document nécessite le dépôt d’un nouveau document dans un délai de 30 jours.

b)      Coût du dépôt au greffe du document relatif au(x) bénéficiaire(s) effectif(s) (tarifs au 1er août 2017)

Pour un premier dépôt, le tarif est de 23,62 € pour les personnes morales immatriculées au RCS à compter du 1er août 2017, et de 54,42 € pour les personnes morales immatriculées avant le 1er août 2017.

Pour un dépôt modifiant et remplaçant un précédent dépôt, le tarif est de 46,41 €.

4.      Sanctions

 Le président du tribunal de commerce, d'office ou sur requête du procureur de la République ou de toute personne justifiant y avoir intérêt, peut soit enjoindre, au besoin sous astreinte, à une société qui n'y aurait pas procédé de déposer au greffe le document relatif à ses bénéficiaires effectifs, soit désigner un mandataire chargé d'accomplir cette formalité.

En cas d'inexécution de l'injonction, le greffier constate le non-dépôt du document et le président du tribunal statue sur les mesures à prendre ; il procède, s'il y a lieu, à la liquidation de l'astreinte.

Le fait de ne pas déposer le document relatif aux bénéficiaires effectifs ou de déposer un document comportant des informations inexactes ou incomplètes est puni de six mois d'emprisonnement et de 7 500 € d'amende. Les personnes à qui cette infraction peut être imputée sont la société elle-même et le représentant légal. En cas de constitution de la société, la personne chargée d'accomplir les formalités d'immatriculation (associé ou tiers) peut être poursuivie. Les personnes physiques déclarées coupables de ce délit encourent également les peines d'interdiction de gérer. Les personnes morales déclarées pénalement responsables encourent une amende de 37 500 €.

5.      Communication du document relatif au(x) bénéficiaire(s) effectif(s)

Les tiers, autres que les personnes dument habilitées ou autorisées par la législation, peuvent obtenir communication d’une copie d’un document relatif au(x) bénéficiaire(s) effectif(s), sous réserve qu’ils en soient autorisés par le juge commis à la surveillance du RCS. A cette fin, ils doivent déposer une requête, dans les conditions de l’article R.561-59 du code monétaire et financer, au greffe du tribunal de commerce qui a procédé au dépôt du document, en justifiant d’un intérêt légitime.